Was ist die E-Rechnung?
Im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungen in digitaler Form, beinhaltet eine E-Rechnung einen maschinenlesbaren Teil. Mit einer speziellen Software werden die Rechnungsinformationen automatisch und effizient verarbeitet. Die Übertragung und die Weiterverarbeitung werden damit vereinfacht, Arbeitsabläufe im Büro und insbesondere in der Buchhaltung optimiert. Mit Einführung der elektronischen Rechnung gelten beispielsweise PDF-Dokumente ab 2025 dann als sonstige Rechnung.
Für eine E-Rechnung gibt es die Formate ZUGFeRD und X-Rechnung:
– Das ZUGFeRD Format ermöglicht den digitalen, schnellen und umweltfreundlichen Versand und Empfang von Rechnungen.
– Es ist für Menschen und Maschinen lesbar, vereinfacht die Buchhaltung, spart Zeit und schont die Umwelt.
– Die Rechnung ist eine PDF-Datei im Format PDF/A3, in welche unsichtbar eine XML-Datei eingebettet ist.
– X-Rechnung Format ist ein strukturierter XML-Datensatz, wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und stellt sicher, dass alle Rechnungen den nationalen Vorschriften entsprechen.
– Sie bietet einen sicheren und standardisierten Weg für den elektronischen Rechnungsaustausch.
– Zum Empfang wird ein Anzeigeprogramm benötigt, welches die Daten im XML-Format anzeigen kann.
Weitere Anforderungen an die E-Rechnung:
– E-Rechnungen erfüllen nur in ihrer ursprünglichen digitalen Form die EU-Vorgaben und müssen somit nicht ausgedruckt und lokal gespeichert werden.
– Eine ordnungsgemäße Archivierung der Rechnungen muss gewährleistet sein.
-> Eine Cloud, der eigene Computer oder ein E-Mail-Postfach erfüllen diese Anforderungen nicht.
Gesetzliche Anforderungen und Standards:
E-Rechnungen müssen der Norm gemäß EN16931 entsprechen, um rechtlich anerkannt zu werden. PDF-Dateien sind also keine E-Rechnungen, wenn die Rechnungsdaten nicht in maschinenlesbarer Form als Anhang mit versendet werden.
Aktuell akzeptierte Formate sind X-Rechnungen oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – also Formate, die in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dienen und sich teilweise nicht für eine Sichtprüfung eignen.
Fristen für die Einführung der E-Rechnung
Bis Ende 2026
… dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische Geschäfte zwischen Unternehmen, sogenannte B2B-Umsätze, weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig – wie bisher ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Was sich jedoch ändert, ist der Vorrang der Papierrechnung, diesen nimmt nun die E-Rechnung ein, weshalb alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen müssen.
Bis Ende 2027
Sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von nicht mehr als 800.000 EURO erwirtschaftet, dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien mit Zustimmung des Empfängers), bleiben in diesem Zeitraum zulässig.
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, haben zumindest noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden, auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm (CEN-Norm EN 16931) entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
Ab 2028
… sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Lieferungen und sonstige Leistungen (B2B-Umsätze) einzuhalten.
Ausnahmen Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise
Nicht in jedem Anwendungsfall ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend. So können Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) weiterhin als “sonstige Rechnungen” im oben genannten Sinne übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise. Ebenfalls ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
In Bezug auf die Fristen der Aufbewahrung ändert sich durch die “neue” E-Rechnung nur wenig. So verbleibt nach derzeitiger Rechtslage weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind ebenfalls die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten. Wichtig: Die E-Rechnung ist im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Daten-Format aufzubewahren, auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit müssen beim Speichern erfüllt sein.
Es empfiehlt sich also, frühzeitig die notwendigen Schritte zur Vorbereitung der verpflichtenden Erstellung von E-Rechnungen ab Januar 2025 einzuleiten und das damit verbundene Optimierungspotenzial und die Kosteneinsparung im Rahmen der Automatisierung von Geschäftsprozessen zu nutzen.
Hilfreiche Links:
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